أسباب تدفع الشركات إلى التحول إلى برنامج إعداد تقارير النفقات.
تعتبر إدارة النفقات والمصروفات من الجوانب الحيوية لأي شركة أو مؤسسة، حيث أنها تلعب دورًا أساسيًا في توفير الربحية وتحقيق الأهداف المرجوة.
بالرغم من أهمية هذه الجانب، إلا أن التحديات التي تواجهها الشركات في هذا المجال تبقى أمرًا مستمرًا في الكثير من الشركات.
لهذا السبب، يبحث الكثير من أصحاب الشركات عن حلول مبتكرة لديها قدرة على تحسين إدارة المصروفات وتقليل التكاليف.
في هذا المقال، سنتناول 5 أسباب تدفع الشركات إلى التحول إلى برنامج إعداد تقارير النفقات.
زيادة الكفاءة والإنتاجية.
تعتبر إدارة المصروفات بشكل يدوي من أكبر الأمور التي تستهلك الوقت والجهد، وتحتاج إلى الكثير من العمل اليدوي والتدقيق للتأكد من صحة البيانات الواردة في التقارير. ولكن مع التحول إلى برنامج إعداد تقارير النفقات، يتم تحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية بشكل كبير
لقد أدى الوباء الحالي إلى إحداث نقلة نوعية غير مسبوقة في ظروف العمل. مع انتقال العديد من القوى العاملة عن بُعد ، ترى الشركات نوعًا جديدًا من نفقات الأعمال, النفقات المتعلقة بالعمل من المنزل.
نظرًا لأن سفر الشركات قد توقف ، فإن معظم نفقات الموظفين مرتبطة بـ WFH مثل فواتير Wi-Fi ، وإعدادات المكاتب المنزلية ، وفواتير الهاتف الخلوي ، وما إلى ذلك.
بالإضافة إلى النوع الجديد من نفقات العمل ، يتعين على الفرق المالية أيضًا سداد كل منها موظف مع التأكد من أنهم في حدود ميزانيتهم.
تدرك معظم الشركات أيضًا أن طريقة إعداد تقارير المصروفات اليدوية التقليدية والتتبع والإدارة غير قابلة للتطبيق مع السيناريو الحالي.
تواجه فرق الشؤون المالية أيضًا تحديًا في مهمة العثور على أداة يمكنها تقديم تقارير عن المصروفات بدون تلامس ، وإبراز إنفاق الموظفين وتقليل التكاليف التشغيلية.
إذا كان عملك لا يزال يستخدم الوسائل التقليدية لإعداد تقارير النفقات، فقد حان الوقت لإجراء هذا التحول هنا 7 أسباب!
أهم الفوائد والمميزات التي حققها مستخدمو برامج إدارة النفقات.
لماذا تعتمد برنامج تقارير المصاريف ؟ وفقًا لاستطلاع PayStream Advisors.
تتمثل أهم الفوائد التي حققها مستخدمو برامج إدارة النفقات في.
- تسديد تكاليف الموظفين بشكل أسرع.
- تحسين رؤية الإنفاق.
- وزيادة القدرة على تطبيق السياسات.
- تقليل تكاليف المعالجة.
- السداد السلس وإبراز الإنفاق.
- إنفاذ السياسة وانخفاض تكلفة المعالجة هي ميزات يحتاجها كل فريق مالي في الوقت الحالي.
- الخبر السار هو أنه يمكنهم تحقيق ذلك بسهولة عن طريق أتمته نظام إدارة النفقات الخاص بهم.
فيما يلي أهم 5 أسباب تجعل الانتقال إلى برنامج إعداد تقارير النفقات منطقيًا تمامًا:
يمكن للموظفين الإبلاغ عن نفقات أعمالهم عبر الإنترنت.
في عملية إدارة النفقات التقليدية ، يتعين على الموظفين على الأرجح إرسال تقارير المصروفات مع المستندات الداعمة إلى فريق الشؤون المالية أو وضع علامة عليها في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني.
لا يعتبر هذا الأمر شاقًا للموظفين فحسب ، بل قد يكون من السهل أيضًا على فرق الشؤون المالية أن تفقد مسار النفقات المبلغ عنها.
باستخدام برنامج إعداد تقارير النفقات ، يمكن للموظفين الإبلاغ عن جميع نفقاتهم عبر الإنترنت بطرق متعددة.
١) الإيصالات المادية.
٢) الإيصالات الإلكترونية.
- في الوقت الحاضر ، يتلقى الموظفون الفواتير والفواتير في بريدهم الوارد بعد إجراء عملية شراء.
- يمكنهم إرسال التقارير ببساطة عن طريق إعادة توجيه الإيصالات إلى معرف بريد فريد يقدمه الموفر.
- عند إرسال الإيصالات إلى معرف البريد الإلكتروني الفريد ، يقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء تقرير مصاريف.
بعض برامج إدارة النفقات ، مثل Fyle ، تأتي أيضًا مع وظيفة إضافية للبريد الإلكتروني.
- من خلال النقر على المكون الإضافي للبريد الإلكتروني ، يمكن للموظفين إنشاء تقارير النفقات بنقرة زر واحدة.
- يمكن للموظفين بعد ذلك مراجعة تقرير المصروفات وإرساله ببساطة.
- يمكن للموظفين أيضًا إرسال نفقات أعمالهم من خلال الرسائل النصية أو Slack.
- يقوم برنامج إدارة النفقات بتمته عملية إعداد تقارير النفقات بالكامل للموظف.
- إنه يلغي جهود إعداد التقارير اليدوية ، وبالتالي يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء التي قد يتعرض لها الإنسان.
يمكن لفرق المالية التعاون بسلاسة مع جميع أصحاب المصلحة.
- في عملية إدارة النفقات التقليدية ، يتعين على الفريق المالي انتظار الموظفين للإبلاغ عن نفقاتهم.
- لمواكبة الموعد النهائي الصارم ، ينتهي الأمر عادةً بمطاردة الفريق المالي للموظفين لتقديمهم أو مراجعتهم أو موافقتهم أو تصريحاتهم.
- لا تصبح المهمة مرهقة فحسب ، بل يمكن أن تحدث المصاريف غير المبلغ عنها بسهولة أيضًا.
- يأتي برنامج المصاريف الآلي مع تخزين سحابي موحد. يساعد ذلك في تخزين جميع تقارير نفقات الموظفين في مساحة تخزين مركزية.
- وهذا يضمن أنه أيا كانت الطريقة التي يختارها الموظف للإبلاغ عن نفقاته ، فإن كل ذلك ينتهي في مكان واحد.
- بالإضافة إلى ذلك ، فإن مساحة التخزين الموحدة تجعل من السهل للغاية على فرق المالية الوصول إلى نفقات الموظفين ومراجعتها.
- يلغي برنامج إدارة النفقات الحاجة إلى تشغيل الفريق المالي خلف الموظفين للمهام المعلقة.
- يمكنهم ببساطة عرض جميع تقارير المصروفات المبلغ عنها وغير المبلغ عنها ضمن لوحة تحكم واحدة. بالنسبة للمصروفات غير المبلغ عنها.
- يمكن للفريق المالي أيضًا إرسال تذكيرا آلية إلى الموظفين أو المعتمدين لتقديم التقارير أو الموافقة عليها في الوقت المحدد.
٣) تبسيط العملية الخاصة بك من خلال سير عمل الموافقة الآلي.
في ظروف العمل عن بعد ، قد يكون من السهل حدوث سوء فهم وارتباك، خاصة إذا لم يكن لدى الشركات سير عمل الموافقة عن بُعد المحدد مسبقًا، فقد يتسبب ذلك في الإحباط والتأخير.
باستخدام برنامج النفقات ، يمكن للفرق المالية تبسيط سير عمل الموافقة عن بُعد أيضًا.
كل ما عليهم فعله هو إعداد العملية وفقًا للتسلسل الهرمي لشركاتهم في البرنامج.
بعد القيام بذلك ، تتم عملية الموافقة على النفقات بالكامل تلقائيًا بواسطة البرنامج.
في سير عمل الموافقة على المصروفات المؤتمت:
- يقدم الموظف تقرير المصاريف مع الإيصالات.
- يتلقى معتمد الموظف التقرير مع المتطلبات.
- يقوم المعتمد بمراجعة تقارير المصروفات والموافقة عليها.
- بعد الموافقة ، يتلقى الفريق المالي تقارير المصروفات لسدادها.
يعمل برنامج إدارة النفقات على تبسيط سير العمل بالكامل بدءًا من إعداد التقارير وحتى السداد.
يسهل البرنامج على الموظفين إرسال تقارير النفقات الخاصة بهم وعرض حالة التقرير والمطالبة بالتعويضات.
٤) الحد من انتهاكات السياسة وزيادة امتثال الموظفين.
- مع عمل الموظفين عن بُعد ، يمكن للفرق المالية أن تجد صعوبة بالغة في ضمان الامتثال لعملية تقليدية.
- يمكن أن تكون أيضًا مملة وتستغرق وقتًا طويلاً. على سبيل المثال ، بعد أن تتلقى فرق الشؤون المالية تقارير المصروفات من الموظفين ، يتعين عليهم مراجعة كل حساب يدويًا والتأكد من عدم وجود انتهاك.
- في برنامج إدارة النفقات ، يمكن للفريق المالي تنفيذ أحدث سياسات مصروفات الشركة بسهولة.
- بمساعدة البرنامج ، يمكنهم ضمان امتثال الموظف.
- يمكنهم القيام بذلك عن طريق تكوين سياسات الشركة الخاصة بهم في برنامج إدارة النفقات.
- ثم يقوم البرنامج بفرض السياسات في العمل. في حالة انتهاكات السياسة ، يقوم البرنامج بإعلام الخطأ وإخطاره.
- يمكن للموظف بعد ذلك الاستمرار في الاهتمام بالانتهاك قبل إرسالها للموافقة عليها.
- إن وجود محرك سياسة قوي يقلل من فرص انتهاكات السياسة.
- يضمن برنامج تقرير المصروفات أن فرق المالية تتلقى التقارير التي تتبع لوائح الشركة.
- يؤدي هذا أيضًا إلى تقليل الوقت المستغرق في عمليات الموافقة على تقرير المصاريف وعمليات التحقق.
٥) تعويض الموظفين وإغلاق الكتب في الوقت المحدد.
وفقًا لـ IRS ، يجب على الموظف تقديم تقرير المصروفات في موعد لا يتجاوز 60 يومًا بعد تكبد المصاريف حتى يتلقى الموظف السداد.
يمكن لكل من الموظفين والفرق المالية أن يجدوا صعوبة في الوفاء بالمواعيد النهائية إذا علقوا بعملية إدارة النفقات التقليدية. يمكن أن يخسر الموظفون المبالغ المستردة ، ويمكن أن يفوت الفريق المالي خصومات الضرائب.
عندما تختار الشركات استخدام برنامج حديث لإدارة النفقات ، يمكن أن يكون الجميع فائزًا. من خلال الإبلاغ السهل عن النفقات عبر الإنترنت ، لا يمكن حتى للوباء أن يمنع الموظفين من تلقي تعويضاتهم. يمكنهم أيضًا إرسال تقارير النفقات أو حل أي مشكلات عبر الإنترنت.
مع قيام الموظفين بالإبلاغ عن نفقاتهم في الوقت المحدد ، لم يعد الفريق المالي مضطرًا إلى إرهاق نفسه وإجهاد نفسه للوفاء بالمواعيد النهائية الصارمة. يقوم برنامج إدارة النفقات بتمته وتبسيط العملية بأكملها لإغلاق الكتب وتعويض الموظفين في الوقت المحدد.
أهمية برامج إدارة النفقات في العمل عن بعد.
في فترة ما قبل الجائحة ، ربما كانت عملية إدارة النفقات بأكملها قابلة للإدارة ، ولكن لا يمكن قول الشيء نفسه بعد الآن. يكاد يكون من المستحيل على الموظفين الإبلاغ عن النفقات وعلى الفريق المالي أن يعوض الموظفين بدون برنامج نفقات أثناء العمل عن بُعد. لن يستغرق استخدام النظام التقليدي وقتًا ثمينًا فحسب ، بل يمكن أن يقلل أيضًا من كفاءة الموظفين ومعنوياتهم.
يضمن برنامج إدارة النفقات مثل Fyle الإنتاجية والدعم للقوى العاملة عن بُعد. يأتي Fyle مع جميع الميزات المذكورة أعلاه والمزيد. يمكنه أتممته وتبسيط عملية سداد النفقات لتقليل التكاليف وتوفير وقت المعالجة.
لذلك ، إذا أرادت الشركات استعادة الاستقرار والسيطرة خلال هذه الأوقات المضطربة ، فعليها التفكير في اعتماد برنامج لإدارة النفقات.